Villkor för anordnare, version 1.2

Avtalet gäller mellan Hodla AB, som byter namn till Playsa AB, org.nr 559427-7252, Vimpelgatan 1, 211 14 Malmö ("Playsa"), och den organisation som tar över sin sida på Playsa eller på annat sätt använder Playsas portal för anordnare ("anordnaren").

Avtalet består av två delar:

1. Personuppgiftsbiträdesavtalet. Det gäller före villkoren i frågor om personuppgifter.
2. De här villkoren.

Har anordnaren och Playsa ett eget skriftligt avtal gäller det före villkoren där de skiljer sig åt.

2.1 Så ingås avtalet

• En administratör hos anordnaren godkänner villkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet i anspråket eller i portalen.
• Den som godkänner intygar att hen får företräda anordnaren.
• Avtalet gäller från att Playsa har godkänt anspråket. Har anordnaren redan tagit över sin sida gäller avtalet från godkännandet.
• Playsa sparar vem som godkände, när och vilka versioner som gällde.
• Portalen öppnar när villkoren är godkända.

Tjänsten består i dag av:

• Profilen på söksidan: anordnarens sida och grupper, där föräldrar söker aktiviteter.
• Portalen: där anordnaren granskar, rättar och bekräftar uppgifterna om grupperna, sätter platsstatus och lägger ut prova-på-tider.
• Prova-på: föräldrar bokar anordnarens prova-på-tider på Playsa.
• Playsas kö: för grupper där kön är påslagen. Föräldrar ställer barnet i kö, och Playsa skickar erbjudanden enligt gruppens förtursregler.
• Larm och påminnelser: e-post och besked i portalen när kö och ledig plats finns samtidigt, när ett ja väntar på besked och när platsstatusen är gammal.
• Foton: anordnaren lägger upp egna foton enligt punkt 10 a.
• Intresselistan: när den öppnar kan föräldrar anmäla intresse hos en anordnare som tagit över sin sida, när ingen grupp passar barnets ålder. Anordnaren ser antal per aktivitet och ålder, aldrig namn och aldrig ett antal under 3, och kan bjuda in till kön.

Föreningssystemet består av delarna nedan. De öppnar en i taget, och bara för en anordnare som har godkänt version 1.2. Playsa meddelar administratörerna när en del öppnar, och anordnaren väljer själv om den vill använda den.

• Registret: anordnarens medlemmar, deltagare, vårdnadshavare och ledare i alla åldrar, med familjer, medlemskap och grupper per termin, dublettkontroll, ändringslogg och export.
• Importen: anordnaren lägger in sitt register från en fil i Excel eller CSV, till exempel en export från ett annat medlemssystem, enligt punkt 9 a.
• Länken till familjekontot: anordnaren bjuder in vårdnadshavare och vuxna medlemmar att länka sin rad i registret till sitt konto hos Playsa, enligt punkt 9 b.
• Anmälan: föräldrar och vuxna anmäler sig till anordnarens grupper på Playsa, med anordnarens avgifter, rabatter, förtur, frågor och samtycken. Anordnaren antar, sätter på väntan eller avböjer i portalen, enligt punkt 10 c.
• Avgiftsunderlag: Playsa räknar avgiften för varje anmälan enligt anordnarens inställningar, och anordnaren fakturerar med avierna eller i sitt eget system, enligt punkt 10 c.
• Avier: anordnaren skickar avier med OCR-nummer till betalarna och prickar av betalningarna till sitt eget bankgiro, enligt punkt 10 d.
• Närvaro: ledarna tar närvaro i mobilen, och familjerna kan checka in på plats när anordnaren har valt det, enligt punkt 9 d. Anordnaren ser närvaron per grupp och termin i portalen.
• Registerutdrag: anordnaren registrerar att en ledares registerutdrag är kontrollerat och till när kontrollen gäller, enligt punkt 10 b.
• Bidragsunderlag: Playsa räknar underlag för LOK-stöd och kommunala bidrag ur närvaron. Anordnaren lämnar själv in ansökan.
• Notiser, kallelser och e-post till grupper: notis till vårdnadshavare när barnet är på plats och när barnet saknades, kallelser med svar och e-post till en grupp, enligt punkt 9 c.

Playsa utvecklar tjänsten och kan lägga till, ändra eller ta bort funktioner. Tar Playsa bort något som anordnaren använder meddelar Playsa det i förväg. Nya delar som kostar något använder anordnaren bara om den själv väljer det.

• Den som tar över anordnarens sida genom anspråket blir administratör.
• Portalen har rollerna administratör, kansli och kassör.
  • Administratören och kansliet ser hela registret, anmälningarna och avgifterna.
  • Kassören ser registret, avgifterna och avierna men ändrar inte registret.
  • Rollen styrelse finns men ger ännu ingen åtkomst.
• Ledare är de som anordnaren har satt som ledare eller hjälpledare i en grupp. De använder ledarvyn, inte portalen, och ser bara barnen i sina egna grupper med hela namnet och födelseåret, så länge registerutdraget gäller enligt punkt 10 b. Telefonnumret till en vårdnadshavare som har länkat sitt konto ser ledaren bara när hen trycker Ring, och varje sådan visning loggas. Ledaren ser aldrig kön, hemkommun, e-post eller avgifter.
• Vill anordnaren ge fler personer åtkomst, ändra en roll eller ta bort någon gör en administratör det i portalen eller skriver till hej@playsa.se.
• Alla som använder portalen loggar in med tvåfaktor.
• Bara en administratör kan exportera personuppgifter ur tjänsten: registret, avgiftsunderlaget, bidragsunderlaget och avierna med namn. Varje export loggas med vem, när och antal rader. Underlaget till bokföringen har inga namn och kan också tas ut av kassören.
• Har någon tappat sin tvåfaktor återställer Playsa den efter att ha kontrollerat vem som ber om det.
• Anordnaren ger varje person så lite åtkomst som möjligt och ber Playsa ta bort den som inte längre ska ha åtkomst.
• Anordnaren meddelar Playsa direkt vid misstanke om att någon obehörig har kommit åt portalen.

• Playsa visar offentliga uppgifter om anordnaren och dess grupper även innan anordnaren har tagit över sin sida, till exempel ur föreningsregister och från anordnarens webbplats. Sådana uppgifter märks Ej bekräftad och visar källa och datum.
• Anordnaren tar över sin sida genom ett anspråk. Playsa skickar en kod till e-postadressen på anordnarens egen webbplats. Den som skriver in koden har visat att hen når anordnarens brevlåda. Playsa kontrollerar sedan anspråket inom en arbetsdag.
• Grupper som anordnaren inte har granskat står kvar som ej bekräftade i 30 dagar efter att Playsa godkänt anspråket. Sedan döljs de tills anordnaren bekräftar eller rättar dem.
• Anordnaren kan när som helst be Playsa rätta eller ta bort uppgifter om anordnaren, också utan att ta över sidan.

6.1 Gratisåret

Allt som finns i tjänsten enligt punkt 3, också föreningssystemets delar, är gratis till och med 12 september 2027. Samma slutdatum gäller alla anordnare, oavsett när de tog över sin sida eller började använda en del. En anordnare som är pilot har dessutom ett eget skriftligt pilotavtal, som gäller före villkoren enligt punkt 2.

6.2 Efter gratisåret

• Playsa meddelar senast 12 juni 2027 vad som gäller efter gratisåret.
• Playsa tar inte betalt av en anordnare som inte själv har tecknat ett abonnemang.
• Öppnar Playsa nya delar som inte står i punkt 3 kan de kräva abonnemang. Anordnaren väljer själv om den vill använda dem.
• Hur antalet aktiva deltagare räknas, hur Playsa fakturerar och vad som gäller vid sen betalning står i villkoren innan någon kan teckna ett abonnemang.

6.3 Prislistan

Priset är samma för alla anordnare och beror bara på hur många aktiva deltagare anordnaren har. Priserna är exklusive moms.

Allt i tjänsten ingår i priset. Det finns ingen startavgift, ingen bindningstid, ingen provision på anordnarens intäkter och inga tillägg.

6.4 Aktiva deltagare

• En aktiv deltagare är en unik person som under kalendermånaden har ett aktivt medlemskap, en aktiv anmälan eller en plats i en grupp hos anordnaren.
• Vårdnadshavare, ledare, styrelse och personal räknas inte, om de inte själva är deltagare.
• Barn i kö, på intresselista eller på prova-på räknas inte.
• En person räknas en gång även om den är med i flera grupper.

6.5 Prisändringar

Playsa får ändra prislistan med minst tre månaders varsel. Ändringen gäller alla anordnare lika. Anordnaren kan säga upp avtalet innan ändringen börjar gälla.

• Anordnaren kan säga upp avtalet när som helst genom att en administratör skriver till hej@playsa.se. Uppsägningen gäller vid slutet av den kalendermånad då Playsa fick den. Betald tid återbetalas inte.
• Playsa kan säga upp avtalet med minst tre månaders varsel och motiverar då beslutet.
• Båda parter kan säga upp avtalet med omedelbar verkan om den andra parten väsentligt bryter mot avtalet och inte rättar det inom 30 dagar efter en skriftlig påminnelse.
• Playsa kan stänga av anordnaren direkt om det behövs för att skydda barn, andra användare eller tjänsten, till exempel vid misstanke om bedrägeri. Playsa motiverar beslutet skriftligt senast när avstängningen börjar gälla. Anordnaren kan begära omprövning genom att skriva till hej@playsa.se.
• När avtalet upphör stänger Playsa prova-på, Playsas kö och anmälan för anordnarens grupper, och föräldrarna får besked. Ledarna och de länkade vårdnadshavarna når inte längre anordnarens uppgifter, och inga fler notiser, kallelser, avier eller påminnelser går. Anordnarens uppgifter hanteras enligt punkt 8.3.

8.1 Äganderätt

Anordnaren äger sina uppgifter: uppgifterna om grupperna, platsstatus, prova-på-tider, förtursregler, foton och de uppgifter om bokningar och köer som anordnaren hanterar. Anordnaren äger också registret, de uppgifter anordnaren importerat, anmälningarna med svar och samtycken från att de skickats, avgifterna och avgiftsunderlaget, avierna och betalningarna, närvaron, registerutdragens status och bidragsunderlagen. Playsa använder dem bara för att leverera tjänsten, enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

8.2 Kopia när som helst

Anordnaren kan när som helst få en kopia av sina uppgifter. En administratör skriver till hej@playsa.se, och Playsa lämnar uppgifterna i CSV eller JSON inom 30 dagar, utan kostnad. En administratör kan också själv exportera registret, avgiftsunderlaget, bidragsunderlaget och avierna som CSV i portalen, och underlaget till bokföringen som SIE eller CSV, när delarna har öppnat.

8.3 När avtalet upphör

• Anordnaren kan få en kopia av sina uppgifter i 60 dagar efter att avtalet upphört.
• Därefter raderar Playsa de uppgifter Playsa behandlar åt anordnaren inom 30 dagar. Raderade uppgifter finns kvar i säkerhetskopiorna högst 30 dagar till.
• Anordnaren sparar själv det som lag eller bidragsregler kräver att anordnaren sparar, till exempel underlag för LOK-stöd och kommunala bidrag och räkenskapsinformation som avierna, innan Playsa raderar uppgifterna.
• Länkarna mellan anordnarens register och föräldrarnas konton tas bort. Föräldrarnas konton står kvar.
• Playsa bekräftar raderingen skriftligt om anordnaren ber om det.
• Anordnarens eget innehåll tas bort från söksidan. Offentliga uppgifter om anordnaren kan visas enligt punkt 14.
• Uppgifter som Playsa själv ansvarar för, till exempel föräldrarnas konton, deras val i kontot och deras bokningar, köplatser och anmälningar som inte har skickats, hanteras enligt Playsas integritetspolicy.

8.4 Gallring

• Playsa raderar uppgifterna i föreningssystemet efter de tider som står i personuppgiftsbiträdesavtalet, bilaga 5.
• En avslutad person i registret raderas den dag anordnaren har satt. Har anordnaren inte satt någon dag raderas personen 24 månader efter avslutet.
• 30 dagar innan en person raderas får anordnaren ett underlag om personen att ladda ner. Bara en administratör laddar ner det. För personens närvaro sparar Playsa sedan bara pass, grupp och antal, för bidragen.

• Playsa är personuppgiftsansvarig för söksidan, föräldrarnas och de vuxnas konton hos Playsa (familjekontot), deras val i kontot, intresselistan och de bokningar, köanmälningar och anmälningar som de gör, fram till att bokningen, köanmälan eller anmälan har skickats till anordnaren.
• Från den stunden är anordnaren personuppgiftsansvarig för sin hantering av den, till exempel vem som får plats, och Playsa är personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsbiträdesavtalet gäller.
• Anordnaren är personuppgiftsansvarig, och Playsa personuppgiftsbiträde, för:
  • registret, också de uppgifter som anordnaren importerat, lagt in i portalen eller fått genom en anmälan,
  • svaren på anordnarens frågor och samtyckena i anmälan,
  • avgifterna och avgiftsunderlaget,
  • avierna och betalningarna,
  • närvaron, också incheckningarna, och bidragsunderlagen,
  • registerutdragens status,
  • notiser, kallelser och utskick som bygger på registret eller närvaron, enligt punkt 9 c.
• Länken mellan anordnarens register och familjekontot är en överlämning enligt punkt 9 b.
• För anordnarens foton gäller punkt 10 a.
• Anordnaren lägger inte in personnummer, hälsouppgifter eller andra känsliga uppgifter i tjänsten, inte heller i fritext, till exempel i skälet för ett avsteg i kön, i svaren på anordnarens frågor, i en kallelse, i ett meddelande till en grupp eller i ett meddelande på en avi. Innehåller en importfil personnummer gäller punkt 9 a.
• Anordnaren informerar de personer vars uppgifter anordnaren hanterar i tjänsten: att anordnaren använder Playsa, vilka uppgifter som finns i registret, att vårdnadshavare kan länka sitt konto och få notiser, och hur de når anordnaren. Det gäller särskilt personer som kommit in genom importen och aldrig själva valt Playsa. Playsa tillhandahåller en mall för informationen.

Punkten gäller när importen har öppnat.

• Administratören och kansliet kan lägga in anordnarens register från en fil i Excel eller CSV. Playsa visar hur varje rad tolkas, vilka rader som har fel och vilka som kan vara dubletter innan något sparas.
• Anordnaren intygar för varje import, med en kryssruta i importens första steg, att
  • uppgifterna kommer från anordnarens eget register,
  • personerna är eller har varit medlemmar, deltagare, vårdnadshavare, kontaktpersoner eller ledare hos anordnaren,
  • anordnaren får föra över uppgifterna till Playsa för att hantera dem i tjänsten,
  • filen bara innehåller uppgifter som anordnaren behöver, och
  • anordnaren informerar personerna enligt punkt 9.
• Playsa sparar vem som intygade, när och vilken version av texten som gällde. En import utan intyg sparas inte.
• Playsa tar aldrig in kolumner med hälsouppgifter, till exempel allergier, eller med adresser. Innehåller filen personnummer läser Playsa ut födelsedatum och kön och sparar inte numret.
• En import avslutar aldrig någon och slår aldrig ihop dubletter utan att anordnaren valt det. Finns personen redan i registret vinner registret, och bara tomma fält fylls från filen.
• Importen skickar inga mejl. Inbjudan till familjekontot är ett eget steg.
• Playsa sparar aldrig själva filen. De tolkade raderna sparas i högst sju dagar efter importen, så att anordnaren kan ångra den. Sedan raderas de.

Punkten gäller när länken har öppnat.

• Anordnarens register och Playsas familjekonto är skilda. En rad i registret är anordnarens. Familjekontot är Playsas och förälderns.
• De möts bara genom en länk som en vårdnadshavare, eller en vuxen medlem för sin egen rad, godkänner i sitt konto hos Playsa. Anordnaren bjuder in med en kod i mejl som gäller i sju dagar. Inget länkas automatiskt, inte heller när e-postadresserna är lika.
• Ur kontot går bara e-post och telefonnummer till registret, och bara när vårdnadshavaren ändrar dem i sitt konto och väljer att skicka ändringen till anordnaren. Namn, födelsedatum och annat går aldrig från kontot till registret, och ingenting skrivs från registret in i kontot.
• Överlämningen. Playsa ansvarar för familjekontot, för vårdnadshavarens val och för att skicka kontaktuppgifterna när vårdnadshavaren valt det. Från att ändringen står i anordnarens register är anordnaren ansvarig och Playsa biträde. Det vårdnadshavaren ser om anordnaren, till exempel "Medlem i er förening, grupp Barndans" på Hem, och notiserna enligt punkt 9 c är anordnarens uppgifter som Playsa visar och skickar som biträde.
• En vårdnadshavare ser ett barns rad bara när anordnarens register har hen som vårdnadshavare till barnet. Anordnaren ansvarar för att registret visar rätt vårdnadshavare, och tar bort en vårdnadshavare som inte längre har vårdnaden.
• Vårdnadshavaren kan ta bort länken när som helst. Anordnarens administratörer och kansli kan också ta bort den, till exempel när vårdnaden har ändrats. Anordnarens rad står kvar.
• Länken till ett barn tas bort när barnet fyller 18 enligt registrets födelsedatum, eller vid årsskiftet efter när registret bara har födelseåret. Anordnaren ansvarar därför för att registret har barnets födelsedatum eller födelseår.
• Anordnaren ser om en rad är länkad, om länken gäller personens eget konto eller en familj, och sedan när. Anordnaren ser aldrig vem i familjen som godkände, familjekontot, familjens andra barn eller om personen finns hos en annan anordnare.

Punkten gäller när närvaron, kallelserna eller e-posten till grupper har öppnat.

Notiser om närvaro

• Tar anordnaren närvaro i Playsa får länkade vårdnadshavare notiser om sina barn, enligt sina egna val i kontot:
  • en närvaronotis första gången barnet prickas som närvarande i ett pass,
  • en frånvaronotis 60 minuter efter att passet slutat, när barnets sista markering är frånvarande,
  • en rättelse om en ledare ändrar ett barn till närvarande efter att frånvaronotisen gått.
• Ingen notis går för ett barn som inte prickats, för anmäld frånvaro, för ett inställt pass eller för närvaro som förs in efter att frånvaronotisen skulle ha gått.
• Ett barn som checkats in enligt punkt 9 d räknas som närvarande. Närvaronotisen går då inte till den som checkade in, och ingen frånvaronotis går.
• Notisen innehåller barnets förnamn, gruppen och dagen. Aldrig platsen, klockslaget, ledarens namn eller andra barn, inte heller som antal.
• Vårdnadshavaren väljer per barn om notiserna ska gå. Utan eget val går frånvaronotisen för barn under 16 år, och närvaronotisen går inte. Från det år barnet fyller 16 är båda av om inte vårdnadshavaren valt dem.
• Notiserna går som e-post.
• Anordnaren kan stänga av notiserna för hela föreningen, till exempel innan medlemmarna har fått information om dem.
• Anordnaren ser aldrig vilka vårdnadshavare som har valt notiserna, och ett antal notiser under 3 för ett pass visas inte.

Kallelser och e-post till en grupp

• Anordnarens administratörer och kansli kan kalla en grupp till ett pass eller ett eget tillfälle. Kallelsen går till de vårdnadshavare som länkat sitt konto, och de svarar ja, nej eller kanske. Anordnaren kan låta Playsa påminna dem som inte svarat eller svarat kanske ett dygn före svarsfristen. Andra familjer ser bara antal, aldrig namn.
• Administratörerna och kansliet kan skicka e-post till en grupp. E-posten går bara när anordnaren har en gemensam svarsadress i portalen. Är mottagaren under 16 år får vårdnadshavarna en kopia, också när mottagaren är ledare eller hjälpledare. För en deltagare mellan 16 och 18 år får en vårdnadshavare en kopia om hen har valt det.
• Anordnaren ser om ett meddelande har öppnats i Playsa eller om mottagaren har klickat på en länk i det. Det bygger inte på någon spårningspixel.
• Familjerna ser en ledares namn bara när ledaren är 18 år eller äldre enligt registret. Kansliet ser i portalen vilka ledare som saknar födelsedata.
• Innehållet i en kallelse och i ett meddelande är anordnarens. Anordnaren skriver inga hälsouppgifter, inga personnummer och inga uppgifter om andra barn i dem.

Vem ansvarar

• Notiserna, kallelserna och meddelandena bygger på anordnarens register och närvaro. Anordnaren ansvarar för att närvaron är riktig, att rätt vårdnadshavare står i registret och för innehållet i det anordnaren skickar. Playsa skickar som biträde enligt anordnarens instruktion.
• Vårdnadshavarens val att få notiser eller inte hör till familjekontot, och Playsa ansvarar för det.
• Anordnaren informerar sina medlemmar och vårdnadshavare om att närvaron tas i Playsa och att vårdnadshavare kan få notiser, innan anordnaren börjar ta närvaro i Playsa.

Punkten gäller när anordnaren har slagit på incheckningen för en grupp.

• Incheckningen är av som standard. Administratören eller kansliet slår på den per grupp i portalen och väljer en kod på ledarens skärm eller en affisch.
• Incheckningen är öppen från 30 minuter före passet till passets slut. Koden på ledarens skärm byts var 30:e sekund och godtas högst en minut.
• Affischen har en kod för gruppen och terminen, och en bild av affischen fungerar också hemifrån. Kansliet kan byta affischens kod, och den gamla slutar då gälla. Affischens kod tas bort när terminen är slut.
• Bara en vårdnadshavare som länkat sitt konto enligt punkt 9 b checkar in sina barn. En deltagare checkar in sig själv först från 18 år. Barn under 18 checkar aldrig in själva.
• Playsa sparar vem som checkade in och när. Ingen plats, ingen IP-adress och ingen bild sparas med incheckningen.
• En incheckning räknas som närvarande. Ledarens markering går före, och ledaren kan ändra en incheckning eller stänga incheckningen för ett pass. Ledaren ser att barnet är incheckat men inte vem som checkade in. Kansliet ser det i portalens logg.

Anordnaren ansvarar för:

• att uppgifterna om grupper, priser, tider, platser, åldrar och platsstatus är riktiga och uppdaterade,
• att registret är riktigt: rätt vårdnadshavare för varje barn, rätt ledare i varje grupp, barnens födelsedata, och att personer som slutat avslutas,
• att följa de regler som gäller anordnarens verksamhet, till exempel konsumentregler mot föräldrar, moms och bidragsregler,
• kontroll av ledares registerutdrag enligt de regler som gäller anordnaren och punkt 10 b,
• försäkring för deltagare, också vid prova-på,
• att ta emot de barn som bokat prova-på, och att bara ta bort ett tillfälle med bokningar när det inte går att genomföra,
• att hantera bokningar och köer enligt de regler anordnaren visar på söksidan, och att ge besked när en förälder har tackat ja till ett erbjudande,
• att hantera anmälningar enligt de avgifter, rabatter och förtursregler anordnaren visar, och för sina avier, sin fakturering och sin bokföring, enligt punkt 10 c och 10 d,
• att närvaron är riktig, också när familjerna checkar in, och för de ansökningar om LOK-stöd och kommunala bidrag som anordnaren lämnar in. Playsas bidragsunderlag är ett underlag, och anordnaren kontrollerar det,
• att ha rätt att publicera de texter, logotyper och foton anordnaren lägger in, och för foton att följa punkt 10 a,
• att ha rättslig grund för de personuppgifter anordnaren hanterar i tjänsten, också de som anordnaren importerar,
• att informera sina medlemmar och vårdnadshavare enligt punkt 9 och 9 c,
• att inte använda tjänsten för olagligt innehåll eller för att skicka reklam till barn.

Anordnaren kan lägga upp egna foton i portalen. Fotona visas vid anordnarens grupper på söksidan.

Bildbank och urval

• Anordnaren har högst 12 foton i sin bildbank.
• Anordnaren väljer högst 3 foton per grupp. En grupp utan val visar anordnarens första foto.
• Playsa skalar om fotona och tar bort all information i filen, till exempel position och tidpunkt. Originalfilen sparas inte.

Det anordnaren intygar för varje foto

• Fotot kommer från anordnarens egen verksamhet.
• Anordnaren har rätt att publicera fotot och att ge Playsa rätten nedan. Fotografen har gett sitt tillstånd, eller så har anordnaren själv rätten till fotot.
• Varje barn som går att känna igen har vårdnadshavarnas samtycke till att fotot visas på Playsa. Har barnet två vårdnadshavare har båda sagt ja. Ett äldre barn har också själv fått säga ja eller nej, och ett nej gäller.
• Varje vuxen som går att känna igen har gett sitt samtycke.
• Inget barn som syns har skyddade personuppgifter. Anordnaren frågar vårdnadshavarna om det när samtycket hämtas in.
• Fotot pekar inte ut någon med namn. Alt-texten och bildtexten innehåller inga namn på personer.
• Fotot visar inga barn i badkläder, underkläder eller omklädningsrum.
• Samtycket omfattar att fotot visas publikt på Playsa tillsammans med anordnarens namn och gruppens tid och plats.

Anordnaren intygar punkterna i portalen vid varje uppladdning. Playsa sparar vem som intygade, när och vilken version av texten som gällde. Playsa tillhandahåller en mall för samtycket.

Kommunala anordnare

• En kommunal kulturskola eller en annan myndighet lägger inte upp foton där barn går att känna igen förrän Playsa har meddelat att det går.

Samtycket

• Samtycket får inte vara ett villkor för att barnet ska få vara med i verksamheten.
• Anordnaren sparar samtycket så länge fotot finns på Playsa och visar det för Playsa på begäran inom fem arbetsdagar.
• Återkallar någon sitt samtycke tar anordnaren bort fotot i portalen utan dröjsmål.

Rapportera, granska, dölja och ta bort

• Vem som helst kan rapportera ett foto med knappen "Det här är mitt barn" vid fotot, utan konto. Rapporten döljer inte fotot. Playsa prövar rapporten senast nästa arbetsdag. Stämmer det att en vårdnadshavare inte har sagt ja, eller bryter fotot på något annat sätt mot den här punkten, döljer Playsa fotot. Annars står fotot kvar. Den som anser att ett foto strider mot lag av något annat skäl anmäler det via kontaktsidan på playsa.se.
• Playsa granskar nya foton i efterhand. Playsa kan dölja eller ta bort ett foto som bryter mot den här punkten eller mot lag, också utan rapport.
• När Playsa döljer eller tar bort ett foto får anordnarens administratörer ett meddelande direkt. Meddelandet säger vilket foto det gäller, om fotot är dolt eller borttaget och hur länge, om beslutet kom efter en rapport eller efter Playsas granskning, vilken regel i villkoren eller i lag beslutet bygger på och hur anordnaren kan få beslutet prövat. Vem som rapporterade anges inte. En rapport som inte leder till att fotot döljs meddelas inte.
• Bara Playsa döljer ett foto, och bara Playsa visar ett dolt foto igen. Playsa visar det igen när anordnaren har visat att samtycke finns för varje person som går att känna igen, och Playsa bedömer att fotot följer den här punkten.
• Anordnaren kan begära omprövning genom att skriva till hej@playsa.se. Playsa svarar inom två arbetsdagar. Anordnaren kan också vända sig till allmän domstol.
• Följer anordnaren inte den här punkten kan Playsa stänga av möjligheten att lägga upp foton. Punkt 7 gäller om hela kontot stängs av.
• Anordnaren kan ta bort ett foto när som helst. Fotot slutar visas inom en minut och raderas hos Playsa. Raderade foton finns kvar i säkerhetskopiorna högst 30 dagar.

Playsas rätt att visa fotona

• Anordnaren ger Playsa rätt att utan ersättning lagra, skala om och visa fotona på söksidan och i Playsas appar, så länge fotot finns i bildbanken och avtalet gäller.
• Playsa använder inte fotona i egen marknadsföring, lämnar inte ut dem till andra, använder dem inte för att träna AI och använder ingen ansiktsigenkänning.
• Playsa ber sökmotorer att inte visa fotona i sin bildsökning.
• Rätten upphör när fotot tas bort, när anordnarens profil inte längre visas eller när avtalet upphör. Fotot raderas då inom 30 dagar.

Personuppgifter i fotona

• Anordnaren är personuppgiftsansvarig för fotot, för samtycket och för valet att lägga upp fotot.
• Playsa lagrar och visar fotona som personuppgiftsbiträde enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.
• Rapporter om foton behandlar Playsa som personuppgiftsansvarig.

Punkten gäller när registerutdragen har öppnat.

• Anordnaren kontrollerar själv ledarnas registerutdrag. Playsa kontrollerar inga utdrag.
• I tjänsten registrerar administratören eller kansliet bara att kontrollen är gjord: utdragets datum, dagen för kontrollen, vem som kontrollerade och till när kontrollen gäller. Utdraget laddas aldrig upp och sparas aldrig hos Playsa. Det finns ingen negativ status.
• Kontrollen gäller sex månader från utdragets datum, om anordnaren inte ställer in en annan tid. Utdraget får vara högst sex månader gammalt när kontrollen registreras.
• Från 30 dagar innan kontrollen går ut ser ledaren det i ledarvyn och kansliet i portalen.
• Dagen efter att kontrollen gått ut, och så länge ingen kontroll finns, ser ledaren inte längre barnens namn, vårdnadshavarnas telefonnummer eller närvaron i gruppen, och kansliet får ett larm i portalen. Spärren gäller i grupper med barn, för ledare från 15 år som inte också är administratör eller kansli.
• En ledare utan giltig kontroll kan inte läggas till som ledare i en grupp med barn.
• Tjänsten visar bara om kontrollen gäller, snart går ut, har gått ut eller saknas.
• Bara ledaren själv, kansliet och administratörerna ser statusen.

Punkten gäller när anmälan har öppnat.

Anmälan

• Anmälan är familjens, och Playsas enligt punkt 9, tills familjen trycker Skicka. Sedan är den anordnarens. Ingen plats hålls medan familjen fyller i.
• Anordnaren antar för hand, eller väljer att anta direkt när det finns plats, först till kvarn inom varje förtursklass. En anmälan från Playsas kö antas direkt.
• En familj som blivit antagen bekräftar inom fem dagar. Annars avböjs anmälan. Antar anordnaren direkt går platsen då vidare till nästa, och annars får kansliet besked om att platsen är ledig.
• Sätter anordnaren en anmälan på väntan eller avböjer den skriver anordnaren ett skäl, som familjen ser ordagrant.
• Familjen kan ångra en anmälan utan kostnad tills den har bekräftats.
• Priset låses när anmälan skickas. Ändrar anordnaren sina regler gäller de bara nya anmälningar.
• Anmälningarna, svaren och samtyckena ser bara administratörerna och kansliet.

Frågor och samtycken

• Anordnaren kan ställa egna frågor i anmälan. Fritext går bara som frivillig fråga, med högst 300 tecken och en varning mot hälsouppgifter. Anordnaren ställer inga frågor om hälsa, allergier eller diagnoser, och tjänsten har ingen sådan frågetyp.
• Ett samtycke är en text med version. Playsa sparar svaret med textens version och tid. Anordnaren kan göra ett samtycke nödvändigt för anmälan. Ett nej till ett frivilligt samtycke får inte påverka platsen.

Avgifter

• Anordnaren ställer in avgiftsplaner, moms, syskonrabatt, avdrag för sen start och förtursfönster. Playsa räknar varje anmälans avgift enligt inställningarna och visar varje rad för familjen innan anmälan skickas.
• Anordnaren fakturerar med avierna enligt punkt 10 d, eller i sitt eget system med avgiftsunderlaget från portalen. Playsa tar inte emot några betalningar, och pengarna går aldrig genom Playsa.
• Anordnaren ansvarar för avgifterna mot familjerna, för sin bokföring och för momsen. Hittar anordnaren eller Playsa ett fel i Playsas beräkning rättar Playsa beräkningen, och anordnaren rättar sin faktura.
• Anmälan är ett avtal mellan familjen och anordnaren. Anordnaren ansvarar för att följa konsumentreglerna mot familjen, också om ångerrätt. När familjen har bekräftat platsen kan den ångra anmälan i 14 dagar och betalar då för de pass som har hållits.

Punkten gäller när avierna har öppnat.

• Anordnaren kan skicka avier med OCR-nummer från Playsa till betalaren, för avgifterna i anmälan och, när anordnaren väljer det, för deltagare utan anmälan enligt gruppens avgiftsplan.
• Betalningen går till anordnarens eget bankgiro och aldrig till eller genom Playsa. Playsa tar inte emot några betalningar.
• Avin går som e-post med en länk till avin i Playsa. En betalare utan e-post får en pdf som anordnaren skriver ut. Playsa skickar inga pappersbrev.
• Playsa skickar högst två påminnelser, 7 och 21 dagar efter förfallodagen om anordnaren inte valt andra dagar. Efter den andra får anordnaren ett larm. Playsa tar aldrig ut påminnelseavgift, ränta eller inkasso.
• Anordnaren prickar av betalningar genom att läsa in Bankgirots fil eller för hand, också betalningar med Fritidskortet. Playsa sparar aldrig själva filen, bara betalningarna i den, och tar bort meddelandet och betalarens namn ur filen efter 90 dagar.
• Anordnaren beslutar om kredit, avskrivning och delning av en avi. Playsa föreslår beloppet ur anordnarens egna regler.
• Bankgirot ändras bara av en administratör med tvåfaktor. Alla administratörer och kassören får då ett mejl, och skickade avier behåller sitt bankgiro.
• Playsa sparar avierna, betalningarna, påminnelserna och krediterna åt anordnaren till och med sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret gick ut, och raderar dem sedan. Underlaget till bokföringen tar anordnaren ut som SIE eller CSV.
• Anordnaren ansvarar för att avin har det innehåll som bokföringslagen och mervärdesskattelagen kräver, för momsen och för sin bokföring.

Playsa ansvarar för:

• att tjänsten levereras fackmässigt och som den beskrivs i punkt 3,
• säkerheten i tjänsten enligt personuppgiftsbiträdesavtalet, bilaga 4,
• att informera i förväg om planerat underhåll som påverkar portalen, prova-på eller kön, och om större ändringar.

Playsa visar i portalen källan för varje regel som bidragsunderlaget bygger på. En regel som Playsa inte har kontrollerat mot källan är märkt Ej verifierad.

Målet för tillgänglighet är 99,9 procent per månad, planerat underhåll undantaget. Målet är inte en garanti och ger inget prisavdrag. Vid en störning gäller:

• Har en störning i portalen, prova-på, kön, anmälan eller närvaron varat mer än 30 minuter mejlar Playsa administratörerna hos de anordnare som använder den delen.
• Efter en störning som varat länge skriver Playsa en kort rad om den på kontaktsidan på playsa.se.

• Anordnaren når Playsa på hej@playsa.se. Playsa svarar vardagar inom två arbetsdagar.
• Playsa kontrollerar anspråk inom en arbetsdag.
• Misstänker anordnaren en säkerhetsincident eller obehörig åtkomst skriver anordnaren "Incident" i ämnesraden. Playsa hanterar sådana meddelanden före allt annat.
• Playsa läser anordnarens uppgifter bara när det behövs för ett ärende som anordnaren tagit upp, för att rätta ett fel, för att hantera en incident eller när lag kräver det.
• För ett ärende läser Playsa uppgifterna i föreningssystemet bara med ett tillstånd som en administratör ger i portalen för det ärendet, i högst 30 dagar. Tillståndet ger Playsa gruppernas uppgifter, namn, födelseår och status i registret och uppgifterna om fotona. Tillståndet och varje läsning loggas. Vid en incident eller när lag kräver det behövs inget tillstånd, och Playsa meddelar anordnaren efteråt om det inte är förbjudet.
• Supporten ingår i priset.

• Föräldern väljer vad hen söker efter, till exempel intresse, barnets ålder, veckodag, tid, område, platsstatus och pris. Grupper som inte passar sökningen visas inte.
• Standardsorteringen, Bäst matchning, ordnar träffarna i den här ordningen:
  1. Grupper som anordnaren har bekräftat, med lediga eller få platser och en platsstatus som är högst 14 dagar gammal.
  2. Bekräftade grupper med öppen kö och en platsstatus som är högst 14 dagar gammal.
  3. Bekräftade grupper med lediga platser, få platser eller kö och en äldre platsstatus.
  4. Bekräftade grupper utan platsstatus.
  5. Bekräftade grupper som är fulla.
  6. Grupper som anordnaren inte har bekräftat.
• Inom varje steg sorteras träffarna efter hur väl de matchar orden föräldern sökt på, sedan efter avståndet och sedan efter hur nyligen platsstatusen uppdaterades.
• Föräldern kan i stället sortera efter avstånd eller lägsta pris.
• Ingen anordnare kan betala för bättre placering. Alla betalar samma pris.
• Ändras de här huvudparametrarna gäller punkt 17.

• Playsa äger tjänsten, programvaran och varumärket Playsa.
• Anordnaren äger sitt innehåll. Anordnaren ger Playsa rätt att utan ersättning visa innehållet på söksidan, i Playsas appar och i sökmotorer så länge avtalet gäller. För foton gäller i stället punkt 10 a.
• Offentliga uppgifter om anordnaren, till exempel namn, grupper, tider och logotypen från anordnarens webbplats, får Playsa visa även utan avtal, med källa och märkta Ej bekräftad, tills anordnaren ber Playsa ta bort dem.

• Ingen part ansvarar för indirekt skada, till exempel utebliven vinst.
• Playsas sammanlagda ansvar under ett avtalsår är begränsat till det anordnaren har betalat till Playsa under de senaste tolv månaderna. Har anordnaren inte betalat något, till exempel under gratisåret, är ansvaret begränsat till 0 kronor.
• Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.
• Begränsningarna gäller också ansvaret enligt personuppgiftsbiträdesavtalet. De påverkar inte de registrerades rätt till ersättning enligt artikel 82 i dataskyddsförordningen.

Ingen part ansvarar för förseningar eller fel som beror på något utanför partens kontroll, till exempel krig, naturkatastrof, myndighetsbeslut, omfattande avbrott hos underleverantörer eller i elnät och kommunikation. Parten ska meddela den andra parten utan dröjsmål.

• Playsa meddelar ändringar via e-post till administratörerna minst 30 dagar innan de gäller.
• Anordnaren kan säga upp avtalet innan ändringen gäller.
• Ändringar som krävs av lag eller myndighet kan gälla tidigare. Små ändringar, som rättade stavfel, meddelar Playsa inte.
• Kräver en ändring ett nytt godkännande ber portalen om det.

För kommunala kulturskolor och andra myndigheter gäller också:

• Anordnaren ansvarar för att avtalet följer de regler som gäller anordnaren, till exempel om offentlig upphandling.
• Playsa hjälper till när anordnaren ska lämna ut allmänna handlingar eller bevara uppgifter enligt arkivregler, till exempel registret och närvaron.
• Anordnaren kan föreslå att SKR:s mall för personuppgiftsbiträdesavtal används i stället för Playsas. Det gäller om Playsa godkänner det skriftligt. Säkerhetsåtgärderna och listan över underbiträden blir då bilagor till SKR:s mall.
• För foton gäller punkt 10 a.

Parterna håller den andra partens affärshemligheter och andra uppgifter som inte är offentliga hemliga, under avtalet och i tre år efter. Det gäller inte uppgifter som parten måste lämna ut enligt lag. För offentliga anordnare gäller offentlighets- och sekretesslagen.

Playsa får överlåta avtalet till ett bolag som tar över tjänsten. Anordnaren får då ett meddelande i förväg och kan säga upp avtalet. Anordnaren får inte överlåta avtalet utan Playsas godkännande.

Svensk lag gäller. Tvister prövas av allmän domstol med Malmö tingsrätt som första instans.