Till föreningen
- Skicka texten nedan till era medlemmar, deltagare, vårdnadshavare och ledare, eller lägg den på er webbplats, när ni börjar använda Playsa för ert register. Byt texten inom klammer. Inget annat behöver ändras.
- Skicka den särskilt till dem ni har lagt in från en fil. De har inte själva valt Playsa, och importen skickar inga mejl.
- Skicka den innan ni börjar ta närvaro i Playsa, eftersom vårdnadshavare då kan få notiser. Ni kan stänga av notiserna för hela föreningen tills alla har fått informationen.
- Har ni inte satt en egen gallringsdag raderar Playsa en person som har avslutats 24 månader efter avslutet. Skriv den tid som gäller hos er.
Vi använder Playsa
{föreningens namn} använder Playsa för vårt register över medlemmar, deltagare, vårdnadshavare och ledare. Vi använder det också för {anmälan, avgifter och avier, närvaro och incheckning, kallelser och e-post till grupper}.
Varför vi har uppgifterna
- Vi behöver dem för att sköta medlemskapet och verksamheten, till exempel grupper, närvaro och avgifter, och för att söka bidrag. Vi gör det med stöd av {föreningens rättsliga grund, till exempel medlemskapet och föreningens berättigade intresse}.
Vilka uppgifter vi har
- Namn, födelsedatum eller födelseår, e-post och telefonnummer.
- Vem som är vårdnadshavare och vem som betalar.
- Medlemskap, grupper, terminer och status.
- Kön och hemkommun, bara om vi behöver dem för att söka bidrag.
- Närvaron på våra pass, och avgifter och avier när vi använder dem.
- Vi lägger inte in personnummer, adresser eller uppgifter om hälsa.
Om vi har lagt in dig från en fil
- Har vi flyttat vårt register till Playsa från en fil, till exempel från {vårt tidigare system}, sparar Playsa aldrig filen, bara de rader vi godkänner. Fanns personnummer i filen sparades bara födelsedatum och kön, aldrig numret.
Vem som ansvarar
- {föreningens namn} är personuppgiftsansvarig för registret och för det vi gör i Playsa.
- Playsa, alltså Hodla AB, som byter namn till Playsa AB, är vårt personuppgiftsbiträde. Playsa hanterar uppgifterna åt oss enligt ett avtal med oss och får inte använda dem för något eget.
- Har du ett eget konto hos Playsa ansvarar Playsa för kontot. Ditt konto och vårt register hålls isär.
- Vår egen integritetspolicy finns på {länk till föreningens integritetspolicy}. Playsas integritetspolicy finns på playsa.se/sv/integritet.
Ditt konto hos Playsa och notiser
- Du behöver inget konto hos Playsa. Du kan finnas i vårt register ändå.
- Vill du, bjuder vi in dig med en kod i ett mejl. Du godkänner själv att ditt konto länkas till vårt register. Inget länkas automatiskt.
- Med länken ser du barnets grupper och kan skicka ändrad e-post och telefon till oss. När vi använder dem kan du också svara på kallelser och checka in barnet.
- Tar vi närvaro i Playsa och har du länkat ditt konto kan du få en notis när barnet är på plats eller saknades. Du väljer själv under Konto. För barn under 16 år är frånvaronotisen på om du inte väljer annat. Notisen har bara barnets förnamn, gruppen och dagen.
- Ledarna ser barnens namn och födelseår i sina egna grupper. De når vårdnadshavare som har länkat sitt konto genom knappen Ring.
- Andra familjer ser aldrig ditt barns namn eller närvaro.
Hur länge vi sparar uppgifterna
- Så länge du är med hos oss. Slutar du raderas uppgifterna {när, till exempel 24 månader efter att du slutat}. Av din närvaro sparas sedan bara pass, grupp och antal, utan namn, för bidragen. Använder vi avier sparas avierna och betalningarna till och med sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret gick ut, som bokföringslagen kräver. Tiderna står i Playsas integritetspolicy, avsnitt 3.
Dina rättigheter
- Du kan be oss om en kopia av dina uppgifter, och be oss rätta eller radera dem. Skriv till {föreningens e-post}.
- Du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se.
Kontakt
{föreningens namn}, {föreningens e-post}, {föreningens adress eller webbplats}.